Un foglio Excel diventato indispensabile. Un ordine ricevuto tramite WhatsApp e poi trascritto a mano. Un tecnico che deve telefonare in ufficio per conoscere il prossimo intervento. Informazioni sulla stessa commessa distribuite tra email, documenti e computer diversi.
Sono situazioni molto comuni nella vita quotidiana delle piccole e medie imprese che causano dispersione di tempo, confusioni ed errori ed è per questo che sono il punto da cui può iniziare un percorso di digitalizzazione.
Quando si parla di innovazione, infatti, si pensa facilmente a grandi investimenti, intelligenza artificiale e sofisticati sistemi informatici. Nella realtà di una PMI, invece, spesso i risultati più concreti arrivano risolvendo problemi molto più semplici.
Partire dal processo, non dalla tecnologia
«Uno degli errori più frequenti è partire dalla ricerca di un programma invece che dal problema da risolvere», osserva l’Ing. Carlo Brianza, fondatore di Studio Ingegneria Web, studio specializzato nello sviluppo di siti internet e gestionali aziendali cloud.
L’approccio può essere differente: osservare come viene svolta un’attività, ricostruirne i diversi passaggi e individuare quelli ripetitivi, inefficienti o maggiormente soggetti a errore. Prendiamo, per esempio, un’azienda che ogni giorno invia tecnici presso i propri clienti. L’ufficio pianifica gli appuntamenti, comunica indirizzi e informazioni, verifica che gli interventi siano stati effettuati, raccoglie rapportini e firme e infine trasferisce i dati necessari all’amministrazione.
Molti di questi passaggi possono essere riuniti in un’unica applicazione web. Il tecnico consulta dal proprio smartphone gli interventi assegnati, registra le attività svolte, raccoglie eventualmente la firma del cliente e le informazioni diventano immediatamente disponibili in ufficio. Lo stesso principio può essere applicato agli ordini degli agenti commerciali, alla gestione delle commesse, alla movimentazione di materiali e attrezzature, alla manutenzione, alla logistica o alla gestione dei documenti.
Quanto costano dieci minuti persi ogni giorno?
Uno degli aspetti meno evidenti riguarda proprio il tempo. Un’operazione manuale di dieci minuti può sembrare trascurabile. Ma se viene effettuata diverse volte al giorno e coinvolge più persone, nell’arco di un anno può trasformarsi in centinaia di ore di lavoro.
A questo si aggiungono gli errori di trascrizione, le informazioni mancanti, i documenti difficili da recuperare e le procedure che dipendono dalla memoria o dall’esperienza di una singola persona.
Digitalizzare non significa necessariamente sostituire le persone con il software. Significa piuttosto utilizzare il software per eliminare attività ripetitive e permettere alle persone di dedicare il proprio tempo ad attività di maggior valore.
Non serve cambiare tutto
Per una PMI, inoltre, non è necessario affrontare contemporaneamente ogni processo aziendale.
«Spesso suggeriamo di partire da un problema circoscritto», spiega Brianza. «Si individua un’attività che assorbe tempo o genera difficoltà, si sviluppa una soluzione e se ne verificano concretamente i benefici. Successivamente si può decidere se estendere il sistema ad altri processi.»
È un approccio graduale alla digitalizzazione, particolarmente adatto alle piccole e medie imprese.
Perché innovare non significa necessariamente introdurre la tecnologia più nuova.
A volte significa semplicemente chiedersi: quali operazioni ripetiamo ogni giorno in cui un software su misura può diventare il nostro migliore assistente?
L’ESPERTO
Ing. Carlo Brianza
Fondatore di Studio Ingegneria Web
Ingegnere e sviluppatore, affianca piccole e medie imprese nel loro percorso di digitalizzazione.
Studio Ingegneria Web sviluppa gestionali aziendali cloud su misura, siti web ed e-commerce, accompagnando le aziende nel tempo e facendo evolvere gli strumenti digitali insieme alle loro esigenze.
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