In Comune ora c'è la protocollazione intelligente dei documenti

Un software che consente una protocollazione automatica e intelligente dei documenti presentati dai cittadini.

Sperimentazione in corso

Da circa un mese negli uffici di Spazio Città del Comune di Vimercate si sta svolgendo la sperimentazione di un software che consente la protocollazione, la classificazione e lo smistamento della posta elettronica in arrivo in maniera intelligente, vale a dire in grado di imitare il comportamento dell’operatore umano.

L'assessore: "Software che imitano il comportamento umano"

“L’obiettivo è l’automazione avanzata della gestione documentale, partendo dalla protocollazione in ingresso di atti di natura ripetitiva,  per un'ottimizzazione delle attività di back-office e di supporto ai processi amministrativi - spiega Mariasole Mascia vicesindaco e assessore delega ai servizi civici comunali, che ha fornito informativa alla Giunta, nella seduta di ieri, mercoledì 29 marzo – Grazie a software in grado di imitare il comportamento umano in tutte le attività monotone, ripetitive e di scarso valore aggiunto per gli operatori”.

Per consentire agli operatosi di dedicarsi ad altro

In altre parole, partendo dal presupposto che spesso le attività di protocollazione, classificazione e smistamento agli uffici delle PEC in arrivo richiedono molto tempo e che spesso tali processi comprendono elementi ripetitivi e quindi automatizzabili, le tecnologie di Robotic Process Automatic consentono di sviluppare software in grado di sostituirsi agli operatori, che possono così essere destinati ad attività a più alto valore aggiunto.

Il software dal Piemonte

"In questo ambito il Consorzio per il Sistema Informativo (CSI Piemonte) ha messo a punto un software specifico per la protocollazione ricorrente in ingresso, attualmente in uso presso la Città Metropolitana di Torino - fa sapere il Comune -  Dopo un primo incontro dimostrativo delle caratteristiche del “robot” con i colleghi piemontesi, gli operatori dell’Ufficio Protocollo di Vimercate hanno analizzato tutti i protocolli in entrata a Palazzo Trotti e hanno redatto un elenco con classificazione e ricorrenza, prendendo in esame gli anni 2019 e 2021".

Già operativo per l'Ufficio demografico, ora gli altri

A dicembre 2022 si è proceduto all’acquisto del software, sviluppato e testato poi in gennaio e febbraio. Dall’inizio di marzo il software è operativo per la protocollazione delle PEC dell’Ufficio Demografico, mentre sono cominciati i test per gli altri Uffici dell’Area Servizi al Cittadino. Il cronoprogramma fissa per fine aprile l’estensione e l’avvio dei test per l’utilizzo del software per la
protocollazione delle PEC in entrata degli altri Settori comunali.