PEC online: come aprirla e come utilizzarla

La PEC online, ovvero la posta elettronica certificata, è uno strumento che consente di inviare delle raccomandate con ricevuta di ritorno, però dematerializzate. I messaggi inviati da PEC a PEC, rappresentano per la legge una corrispondenza con rilevanza giuridica, perché il fornitore del servizio appone una firma elettronica sulla ricevuta di avvenuta consegna del messaggio al destinatario, che perviene al mittente a seguito dell’invio di una mail PEC. Pertanto, qualora il destinatario dovesse asserire di non aver ricevuto alcuna comunicazione, ci si può tutelare attraverso la ricevuta che contiene la data e l’ora della ricezione, a prescindere dall’effettiva lettura del contenuto della mail. Ovviamente, deve essere premura del mittente conservare tutte le ricevute, ma anche il gestore del servizio è obbligato dalla legge a conservarle per un lasso di tempo pari a 30 mesi.

Aprire una casella PEC online

Prima di capire come aprire una PEC online, è necessario capire chi deve e può farlo. La legge impone solo alle aziende ed ai professionisti di avere una casella di posta elettronica certificata, ma non ai privati; tuttavia la sua utilità è innegabile anche per questi ultimi. La PEC online è infatti uno strumento indispensabile per evitare di inviare raccomandate cartacee. Ad esempio, se si vuole sottoscrivere un contratto o, al contrario, inoltrare una disdetta, si può optare per la raccomandata postale oppure una mail PEC. Stessa cosa vale per comunicazioni ufficiali ad una Pubblica Amministrazione, o la richiesta di documentazioni ed informazioni che non possono essere rilasciate attraverso l’utilizzo di posta elettronica ordinaria, o la partecipazione ad un concorso pubblico. 

Per aprire una PEC online, è necessario individuare un gestore, ovvero un soggetto che si occupa di fornire un server sicuro in grado di garantire comunicazioni crittografate tra i soggetti. I gestori devono essere accreditati dall’AgID, cioè l’Agenzia per l’Italia Digitale, un organo al quale la legge attribuisce il potere di definire le regole tecniche di gestione del servizio PEC e di vigilanza sulla regolarità dell’attività esercitata dai gestori accreditati. Dopo aver individuato il gestore più adatto alle proprie esigenze, confrontando i prezzi del servizio e lo spazio di archiviazione offerto, è possibile sottoscrivere un contratto fornendo le proprie generalità ed inoltrando la propria carta di identità scannerizzata oppure mediante fax.

Utilizzo della PEC online

Per quanto concerne l’utilizzo di una PEC online, essa non ha differenze sostanziali rispetto ad una casella di posta elettronica tradizionale. Si può accedere al sito web del gestore, tramite qualsiasi dispositivo dotato di connessione ad internet, o configurare un client di posta elettronica con le proprie credenziali. In questo caso, sarà necessario reperire i parametri di configurazione accedendo alla sezione informazioni del proprio gestore; in alcuni casi, esse sono inserite nella mail di benvenuto che il gestore invia come promemoria di avvenuta attivazione della casella. Oltre al proprio username ed alla propria password, infatti, servono i dettagli sui server pop/imap, server smtp, nonché i numeri delle relative porte. In ogni caso, nell’interfaccia di posta elettronica certificata, appaiono due sezioni, una per l’invio dei messaggi ed una per archiviare le mail in entrata, comprese le ricevute di avvenuta consegna inoltrate automaticamente dal gestore.