Il cliente compila una richiesta sul sito. Qualcuno la riceve via email e inserisce i dati nel gestionale. Un commerciale prepara un’offerta. Quando arriva l’ordine, altre informazioni vengono nuovamente copiate. Infine l’amministrazione utilizza gli stessi dati per fatturare. Ogni singolo strumento funziona, ma è il passaggio delle informazioni dall’uno all’altro a generare lavoro.
È una situazione frequente nelle piccole e medie imprese, dove la digitalizzazione è avvenuta spesso per fasi successive: prima il sito, poi l’e-commerce, quindi un gestionale, un CRM, qualche foglio Excel e magari alcune applicazioni utilizzate da singoli reparti. Il passo successivo non consiste necessariamente nell’aggiungere un altro programma. Può essere quello di far dialogare meglio quelli esistenti.
Il sito non è necessariamente una semplice vetrina
“Siamo abituati a distinguere nettamente il sito internet dal software aziendale, ma dal punto di vista tecnologico questa separazione è sempre meno evidente”,
spiega l’Ing. Carlo Brianza, fondatore di Studio Ingegneria Web, studio che sviluppa sia siti internet sia applicazioni gestionali cloud.
Un sito può infatti essere collegato direttamente ai processi interni dell’impresa. Una richiesta di informazioni può entrare automaticamente nel sistema commerciale. Un cliente può accedere a un’area riservata per consultare ordini o documenti. Un e-commerce può dialogare con il magazzino. Un agente può inserire un ordine da tablet e renderlo immediatamente disponibile all’ufficio.
“Il vantaggio maggiore si ottiene quando smettiamo di considerare sito e gestionale come due mondi separati e iniziamo a ragionare sull’intero flusso delle informazioni”.
Un unico ecosistema digitale
Questo non significa necessariamente utilizzare un unico grande software. L’obiettivo è piuttosto creare un ecosistema nel quale i diversi strumenti possano scambiarsi le informazioni necessarie, evitando dove possibile trascrizioni e operazioni manuali. È anche uno dei motivi per cui Studio Ingegneria Web ha affiancato alla realizzazione di siti internet lo sviluppo di software gestionali su misura.
“Ci capita di iniziare un rapporto occupandoci del sito e scoprire successivamente che possiamo semplificare un processo interno. Oppure accade il contrario: iniziamo da un gestionale e in seguito emerge la necessità di collegarlo al sito o creare un’area riservata per i clienti”.
In entrambi i casi il punto centrale rimane la conoscenza dell’impresa.
Un partner che conosce l’azienda
Quando sito, applicazioni e processi aziendali diventano sempre più collegati, anche il rapporto con il fornitore tecnologico tende a cambiare. Non si tratta più soltanto di chiamare qualcuno quando bisogna realizzare un nuovo sito o modificare una pagina.
“Il rapporto che cerchiamo di costruire con le aziende è quello di un partner tecnologico», spiega Brianza. «Conoscere nel tempo l’impresa, i suoi obiettivi e il modo in cui lavora ci permette di valutare insieme quali strumenti abbiano realmente senso”.
E non sempre la risposta è sviluppare qualcosa di nuovo. In alcuni casi può essere sufficiente integrare due sistemi già esistenti. In altri automatizzare un passaggio. In altri ancora può essere utile sviluppare un’applicazione specifica.
La tecnologia segue l’impresa
Questo approccio ha un’altra conseguenza: non è necessario prevedere tutto all’inizio. Il sito può evolvere, il gestionale può acquisire nuove funzioni, l’e-commerce può essere collegato ad altri processi e nuove applicazioni possono essere aggiunte quando diventano realmente necessarie.
“Una PMI deve poter investire in tecnologia seguendo le proprie esigenze e la propria crescita. Il nostro compito è accompagnarla in questo percorso, non venderle oggi tutto quello che potrebbe forse servirle domani”
È probabilmente questa una delle trasformazioni più interessanti introdotte dal cloud e dalle tecnologie web: sito internet, e-commerce e gestionale non devono più essere considerati progetti isolati, ma parti di un unico ecosistema digitale che può crescere insieme all’impresa.
