Organizzare un evento dal vivo: i calcoli che non puoi trascurare

Organizzare un evento dal vivo è un’attività complessa, che richiede attenzione, attitudine alla pianificazione, intuizione e competenze. Il diavolo si cela nei dettagli, dunque è necessario effettuare tutti i calcoli del caso. Calcoli che riguardano diversi ambiti, dalla scelta degli obiettivi all’analisi del pubblico, passando ovviamente per il budget.

Ne parliamo qui, fornendo consigli utili per chi vuole organizzare un evento dal vivo. In chiusura, affronteremo il complicato tema della logistica e della fornitura in relazione alle attività di organizzazione nella capitale italiana degli eventi: Milano. Parleremo dell’opportunità del noleggio e presenteremo le migliori opportunità circa il noleggio di sgabelli per eventi a Milano, ma anche tavoli, sedie, poltroncine e in generale gli elementi di arredo.

L’utilità degli eventi dal vivo

Gli eventi dal vivo sono molto utili. D’altronde, a dispetto dei progressi in campo digital, se ne organizzano ancora parecchi. Si rivelano utili in particolare per le aziende, che vedono in esso uno strumento per raggiungere i propri obiettivi di business, per promuovere le proprie attività e per creare una connessione con i pubblici di riferimento.

Il motivo è semplice: le esperienze dal vivo, più che quelle online, sono coinvolgenti. Se ben organizzate e realizzate, stimolano il pubblico in maniera efficace. Fanno in modo che provi emozioni (si spera positive), a loro volta collante per la creazione di ricordi. Un dettaglio non di poco conto, se si considera che buona parte degli eventi aziendali perseguono obiettivi di immagine e di reputazione.

Ma gli eventi dal vivo possono esercitare anche una funzione interna. Pensiamo per esempio a quelli che vedono come protagonisti i dipendenti. In questo caso, lo scopo è legare i lavoratori all’azienda, fare gruppo, manifestare attenzione per il loro benessere, instillare lo spirito di gruppo.

L’unico difetto degli eventi dal vivo è che sono… Faticosi. Sono faticosi per gli organizzatori, ma in un certo senso anche per i partecipanti, i quali sono chiamati ad agire proattivamente, almeno rispetto agli eventi online. Se non altro, per prepararsi e uscire di casa…

Organizzare eventi dal vivo: a cosa prestare attenzione

Alla fatica fisiologica dell’organizzazione può aggiungersi l’incertezza, la paura di sbagliare. In effetti, i rischi ci sono tutti. Tuttavia, possono essere tenuti a bada se si conferisce la giusta importanza come minimo agli aspetti nevralgici. Ecco una panoramica condita da qualche utile consiglio.

• Scelta degli obiettivi. Il primo passo è scegliere gli obiettivi dell’evento. “Intrattenere”, qualora ve lo steste chiedendo, non è un obiettivo sufficiente. Piuttosto, lo sono: promuovere un prodotto, aumentare lo spirito di gruppo e l’attaccamento all’azienda, rinsaldare i rapporti con i fornitori e gli stakeholder, migliorare l’immagine e la reputazione presso il pubblico di riferimento. Organizzare con un obiettivo significa aumentare l’efficacia dell’evento, fare in modo che agisca in modo chirurgico per fare gli interessi dell’azienda.
• Conoscere il pubblico di destinazione. Ovviamente, si parla di conoscenza profonda. Non basta semplicemente decidere chi parteciperà, ma è necessario conoscere gli interessi, le aspettative, gli stili di comportamento. Sia chiaro, non individuo per individuo, ma come gruppo mediamente omogeneo di persone. Conoscere il pubblico significa dotarsi di uno strumento per l’elaborazione dei contenuti dell’evento, e fare in modo che questi incontrano l’apprezzamento dei partecipanti.
• Stabilire un budget. Passaggio fondamentale per non rischiare di spendere troppo, o troppo poco. Si fa quel che si può, in base alle proprie possibilità. Il consiglio, tuttavia, è di non tirare al risparmio. L’organizzazione di un evento dal vivo, infatti, va inteso come un investimento, come una spesa destinata (probabilmente) a essere compensata da un guadagno.

La centralità della logistica

Dedichiamo un paragrafo a parte alla logistica, che è uno dei temi più importanti in assoluto. La logistica è fondamentale in quanto permette agli organizzatori di dotarsi di tutto il necessario per un evento veramente efficace. Senza un’adeguata cura per la logistica, l’evento è destinato al fallimento, e anzi potrebbe produrre delle magre figure.

Logistica significa rifornirsi per tempo e in modo consono degli elementi di arredo, qualora la location risulti insufficiente. Significa soprattutto curare il catering, visto che non esiste evento dal vivo senza un rinfresco, un buffet, un’esperienza enogastronomica.

A tal proposito, se l’organizzazione di eventi non è estremamente frequente, consigliamo il noleggio. Consente di risparmiare e, allo stesso tempo, garantisce un margine di scelta importante.

A chi rivolgersi? Ovviamente, ad attività specializzate nel noleggio catering a Milano, se si organizza a Milano, a Roma se si organizza nella Capitale e via discorrendo. In primis, perché propongono un’offerta specializzata, che tiene conto degli elementi specifici degli eventi organizzati in un determinato contesto. In secondo luogo, perché garantiscono un servizio rapido e comodo (ridotta distanza tra deposito e location).