Organizzazione eventi: gli errori da non commettere mai

Gli eventi, nonostante i cambiamenti epocali che hanno investito il mondo in questi mesi, rimangono dei driver essenziali per il successo dei brand che hanno l’obiettivo di lanciare un prodotto, ma anche di ottimizzare la coesione di team del personale aziendale (abbiamo chiamato in causa solo due tra i tanti obiettivi possibili).

Nel momento in cui ci si occupa dell’organizzazione, bisogna prendere in considerazione diversi aspetti. Essenziale è occuparsi del noleggio arredo per eventi, ma anche della lista delle persone da invitare (giusto per citare alcuni punti).

Fondamentale, però, è avere le idee chiare sugli errori da non commettere. Quali sono i principali? Scopriamoli assieme.

Mancanza di pianificazione

Un evento di successo deve essere pianificato nel dettaglio. Non tenere conto, per esempio, dei tempi di risposta da parte degli invitati può mandare a monte la qualità del lavoro. Lo stesso vale per la pianificazione di tutto quello che riguarda le prestazioni dei fornitori. Alla luce di ciò, prima di mettere giù una tabella operativa è cruciale sentirli uno per uno, in modo da capire quanto tempo richiede ogni singola fase del loro lavoro.

Poca attenzione ai social

Da diversi anni ormai, gli eventi non hanno più una sola location: vivono nel luogo fisico in cui vengono organizzati, ma non solo. I social, infatti, sono fondamentali per raggiungere chi non può essere effettivamente presente nella location principale.

Soprattutto nell’era del Covid, che vede la maggior parte degli eventi basare la propria audience sullo streaming, non curare il racconto social è impensabile. Per rendersi conto della sua importanza, basta ricordare la forza di un’immagine su Instagram accompagnata da un soundbite efficace estrapolato dal discorso di un relatore. Per tantissime persone che, pur rimanendo a casa, sono interessate a un determinato eventi, contenuti come quello appena descritto sono cruciali.

Non predisporre un’area relax

Nel momento in cui si sceglie la location perfetta per un evento, si prendono in considerazione aspetti come il budget, per non parlare della raggiungibilità. Esistono fattori che, purtroppo, vengono frequentemente messi in secondo piano. In questo novero, rientra la predisposizione di un’adeguata area relax. 

La zona in questione non va vista semplicemente come il luogo dove riposarsi durante le pause, ma anche e soprattutto come il punto di riferimento per il networking. Vivere i momenti ad esso dedicati - parliamo ovviamente di eventi organizzati in situazioni non emergenziali - in uno spazio piccolo e non confortevole non aiuta certo la costruzione di relazioni utili al business.

Sottovalutare il follow up

L’evento non inizia e non finisce agli orari scritti sull’invito. Le emozioni e i contenuti tecnici appresi continuano a ‘lavorare’ anche dopo. Alla luce di ciò, non può che far bene un follow up gestito con tempismo e apertura all’ascolto delle osservazioni di chi ha partecipato. Trascurare questo aspetto è un errore molto grave. Il rischio, comportandosi così, è quello di far passare agli invitati all’evento un’immagine di poca cura nei loro confronti. Mai come oggi, gli utenti scelgono chi dimostra di prendere in considerazione le loro esigenze specifiche, accogliendo eventuali critiche.

Se si ha intenzione di fidelizzare i partecipanti in vista di un’eventuale seconda edizione, dimenticarsi del follow up, che può essere gestito via mail, è una delle cose peggiori da fare.

Non farsi trovare pronti agli imprevisti

Anche l’evento migliore può essere interessato da imprevisti. Non tenere in conto questo aspetto è sbagliatissimo. Farlo non vuol dire certo avere poca fiducia nei confronti del lavoro della propria squadra, ma semplicemente essere realisti. Adottare questo atteggiamento permette di gestire eventuali inconvenienti senza lasciarsi prendere dall’ansia e garantendo il risultato migliore possibile.