Un dipendente vive a Catania, mentre l’azienda per cui lavora ha sede a Firenze. Non deve prendere un treno né trasferirsi. Gli basta collegarsi da casa per iniziare la giornata. Una possibilità che oggi interessa molte imprese, soprattutto quelle che possono gestire le proprie attività attraverso strumenti digitali.
Cambia anche il modo di lavorare. Le riunioni si fanno online, i documenti passano da una piattaforma all’altra e un gestore password può aiutare a proteggere le credenziali utilizzate per accedere ai servizi aziendali. Resta una domanda: per chi assume, quali vantaggi offre davvero il lavoro a distanza?
Lavorare da remoto permette di ridurre i costi degli uffici?
Mantenere una sede comporta spese che continuano ad arrivare anche quando le scrivanie rimangono vuote. Si paga l’affitto, arrivano le bollette e gli ambienti hanno bisogno di manutenzione. Con meno persone presenti ogni giorno, un’azienda potrebbe decidere di occupare locali più piccoli. Non è un risparmio automatico, però. Chi ha un contratto di locazione ancora in corso dovrà rispettarne le condizioni, a meno che non riesca a rinegoziarlo.
Un’alternativa è organizzare le presenze dei lavoratori a turni. In questo modo, soprattutto nelle imprese che adottano una formula ibrida, non serve necessariamente assegnare una scrivania a ciascun dipendente. Naturalmente, il lavoro a distanza ha comunque dei costi. Le attrezzature informatiche vanno fornite o gestite e i programmi utilizzati richiedono spesso abbonamenti.
Cercare nuovi dipendenti anche lontano dalla sede aziendale
A volte un’azienda trova il candidato giusto, ma scopre che vive a centinaia di chilometri di distanza. Chiedergli di trasferirsi potrebbe significare perderlo. Con il lavoro da remoto, questo problema si riduce. Un’impresa di Torino può valutare professionisti residenti a Bari senza preoccuparsi degli spostamenti quotidiani.
Dove cercarli? LinkedIn e Indeed permettono di pubblicare annunci rivolti a persone che abitano in altre regioni. Per alcune professioni digitali esistono anche portali dedicati esclusivamente alle offerte a distanza. La ricerca può arrivare oltre i confini italiani, se necessario. Assumere qualcuno che risiede stabilmente all’estero, tuttavia, richiede attenzione alle norme fiscali e alle regole sul lavoro applicabili nel Paese interessato.
Meno pendolarismo può significare dipendenti più soddisfatti
C’è chi impiega venti minuti per arrivare in ufficio. Altri passano quasi due ore al giorno tra traffico e mezzi pubblici. Eliminare questi spostamenti lascia più tempo per la vita privata e può rendere un’offerta di lavoro maggiormente interessante. Per un datore di lavoro, la flessibilità può quindi aiutare a trattenere personale qualificato. Soprattutto quando un dipendente riceve proposte da altre aziende.
Attenzione, però, a non dare per scontato che tutti vogliano restare a casa. Alcuni sentono la mancanza dei colleghi, altri preferiscono avere un luogo separato in cui svolgere le proprie mansioni. Una formula ibrida potrebbe rappresentare un compromesso, purché le giornate in presenza abbiano una reale utilità e non diventino un semplice obbligo.
La produttività aumenta davvero fuori dall’ufficio?
Vedere qualcuno seduto davanti al computer per otto ore non significa sapere quanto abbia lavorato. E questo vale anche quando la scrivania si trova in azienda. Da casa, alcune persone riescono a concentrarsi meglio perché hanno meno interruzioni. Per altre, invece, confrontarsi direttamente con i colleghi rende più semplice portare avanti un progetto.
La differenza la fa spesso l’organizzazione.
Se un dipendente deve chiedere continuamente autorizzazioni o partecipare a riunioni per questioni poco importanti, la distanza rischia di rallentarlo. Meglio chiarire quali risultati ci si aspetta e lasciare il tempo necessario per raggiungerli. Anche le scadenze devono essere realistiche. Sapere che qualcuno è collegato non basta per valutare il suo rendimento.
Gestire un team a distanza: quali problemi possono emergere?
Il primo giorno di un nuovo assunto può iniziare male per una ragione banale: manca l’accesso al programma che dovrebbe utilizzare. In ufficio basterebbe chiedere al collega accanto. Da casa, trovare la persona giusta potrebbe richiedere più tempo.
Conviene quindi preparare gli strumenti prima dell’ingresso del dipendente e spiegargli a chi rivolgersi quando incontra una difficoltà. Anche le comunicazioni quotidiane meritano qualche accorgimento. Una videochiamata non è sempre necessaria, mentre lasciare un messaggio senza risposta per giorni può bloccare un’attività.
C’è poi la sicurezza informatica. Chi accede ai sistemi aziendali dall’esterno deve utilizzare procedure adeguate per proteggere le informazioni. In Italia bisogna inoltre rispettare la normativa sul lavoro agile, compresi gli obblighi relativi agli accordi individuali e alla sicurezza dei lavoratori.
Meglio mantenere l’ufficio o scegliere il lavoro a distanza?
Dipende soprattutto dalle attività svolte. Un’agenzia che sviluppa software potrebbe lavorare quasi interamente da remoto, mentre un’impresa manifatturiera avrà comunque bisogno di personale presente negli stabilimenti. Prima di modificare l’organizzazione, può essere utile sperimentare questa modalità per un periodo limitato e osservare come procedono le attività.
Le consegne vengono rispettate? I dipendenti riescono a collaborare senza difficoltà? Sono aspetti più significativi del numero di persone presenti in sede. Per i datori di lavoro, dunque, il vantaggio non riguarda soltanto le spese degli uffici. Poter assumere professionisti lontani e offrire maggiore flessibilità può essere altrettanto importante. A condizione che l’azienda sia organizzata per gestire il personale anche a distanza.